– één van de vele nieuwe regels onder de WWZ voor werkgevers –
De aanzegverplichting, in het kader van de WWZ (Wet Werk en Zekerheid) ingevoerd op 1 januari 2015. De aanzegverplichting is bedacht om werknemers met een contract voor bepaalde tijd eerder zekerheid te geven over de vraag of een contract al dan niet wordt voortgezet. Voor contracten van bepaalde tijd van zes maanden of langer, geldt daarom een wettelijke aanzegverplichting met een termijn van uiterlijk één maand voor de einddatum.
Een aanzegverplichting geldt niet voor contracten korter dan zes maanden of indien geen specifieke einddatum is overeengekomen in het contract. Ook geldt de aanzegverplichting niet ten aanzien van een uitzendovereenkomst, waarin een uitzendbeding ex art. 7: 691 lid 2 BW is opgenomen.
Indien de werkgever niet of niet tijdig aan de aanzegverplichting heeft voldaan, dan heeft de werknemer recht op maximaal een maandsalaris. Dit geldt ook indien de arbeidsovereenkomst wel wordt voortgezet. De gedachte van de wetgever is hierbij, dat een werknemer vooraf dient te weten of zijn contract wordt verlengd en zo ja, onder welke voorwaarden. Niet pas vlak voordat de duur van het contract verstrijkt.
Overigens betekent de aanzegging dat de arbeidsovereenkomst niet kan worden voorgezet niet, dat de arbeidsovereenkomst niet alsnog kan worden voortgezet. Het is daarom van belang om ervoor te zorgen dat de werknemer in dat geval op de laatste werkdag ook echt afscheid neemt en zijn werkzaamheden de volgende werkdag niet voortzet.
De praktijk en de rechtspraak
Inmiddels geldt deze aanzegverplichting al enige tijd. Om op een praktische wijze te kunnen voldoen aan deze verplichting, wordt door sommige werkgevers de aanzegging reeds opgenomen in het arbeidscontract zelf. Bij aanvang van het contract wordt de werknemer dus al aangezegd dat het contract niet zal worden verlengd. Bij de behandeling van het wetsvoorstel door de regering is aan de orde gekomen dat een dergelijke standaardaanzegging bij aanvang van de arbeidsovereenkomst in principe wel geldig is. Dit indien er inderdaad al bij aanvang van het contract geen zicht is op verlenging.
Van belang is wel om een dergelijke (standaard)bepaling in de arbeidsovereenkomst op een zorgvuldige wijze te formuleren. Enerzijds om te voorkomen dat die bepaling in de arbeidsovereenkomst wordt opgevat als een opzegbepaling. In dat geval kun je als werkgever bijvoorbeeld niet opzeggen indien de werknemer ziek is. Anderzijds dient duidelijk te zijn, met name voor de werknemer, dat middels die bepaling wordt voldaan aan de wettelijke aanzegverplichting. Ook is van belang dat de werkgever in de dagelijkse praktijk in overeenstemming met die (standaard) aanzeggingen handelt.
Zo langzamerhand zijn er uitspraken van rechters over het nieuwe recht. Inmiddels ook over de aanzegverplichting. Een rechter heeft onlangs geoordeeld dat, in combinatie met een schriftelijke aanzegging, via de moderne communicatiemiddelen aan de aanzegverplichting kan worden voldaan. In dit geval was het gebruikelijk dat werkgever en werknemer via What’s app met elkaar communiceerden.
De werkgever had volgens de rechter rechtsgeldig aangezegd omdat uit hun communicatie via What’s app bleek dat het werknemer duidelijk was dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden voortgezet.
Het is maar zeer de vraag of een aanzegging alleen via een What’s appbericht als rechtsgeldig gedaan zal worden gezien. E-mail is wel een juridisch erkend communicatiemiddel, What’s app (nog) niet. Middels de (blauwe en witte) vinkjes is weliswaar te zien of het bericht is ontvangen en gelezen. Indien werknemer al enige tijd “niet is gezien” in de contactinformatie van What’s app, of niet reageert op een bericht van werkgever, dan zal werkgever dus niet kunnen aantonen dat werknemer het bericht met de aanzegging heeft ontvangen. Kortom, alleen in uiterste gevallen – bijvoorbeeld: laatste dag termijn of niet op andere manier contact te verkrijgen met werknemer – of om een bevestiging van ontvangst van de aanzegbrief te verkrijgen, zou de werkgever gebruik kunnen maken van What’s app communicatie.
Ook heeft een rechter geoordeeld dat alleen mondeling aanzeggen niet voldoende is, omdat daarmee niet aan de wet is voldaan. De wet eist een schriftelijke aanzegging. De werkgever zal moeten aantonen dat de werknemer de schriftelijke aanzegging heeft ontvangen, ook al is de werknemer al op de hoogte door een mondelinge mededeling.
Het is dus raadzaam om een praktisch (agenda)systeem te hanteren, waardoor werknemers tijdig en schriftelijk worden aangezegd of ze wel of niet in dienst kunnen blijven en zo ja, onder welke voorwaarden. Praktische oplossing zou kunnen zijn om de aanzegging steeds standaard middels een emailbericht met standaard tekst te doen, welk e-mailbericht al bij aanvang van de arbeidsovereenkomst wordt geagendeerd om op een bepaalde datum (automatisch) te worden verzonden. Wel dient de werkgever te kunnen bewijzen dat de werknemer dit e-mailbericht heeft ontvangen.
Indien de werkgever graag ziet dat de werknemer binnen bepaalde termijn laat weten of hij het aanbod wel of niet aanvaard, dan is het goed aan het aanbod om het contract te verlengen in de aanzegverplichting een reactietermijn te verbinden.
Tot slot geldt dat het ook handig is om bij een voorgenomen overname van een onderneming bij de HR afdeling te checken in hoeverre aan de aanzegverplichting voor werknemers met een contract voor bepaalde tijd is voldaan. De overnemende partij zal de aanzegvergoeding namelijk verschuldigd zijn aan de werknemer.
De verwachting is dat de aanzegverplichting nog de nodige (praktijk) problemen zal gaan geven en dus dat er nog meer uitspraken van rechters over dit onderwerp gaan volgen.
Graag horen wij van u indien u met ons van gedachten wenst te wisselen over uw werkwijze ten aanzien van de aanzegverplichting.
